Le candidat retenu travaillera en étroite collaboration avec l’ambassadeur et jouera un rôle clé au sein de l’ambassade, notamment au sein de l’équipe de haute direction. Il s’agit d’un poste passionnant et stimulant qui nécessite d’excellentes compétences interpersonnelles, organisationnelles et de leadership.

En tant qu’assistante exécutive de l’ambassadrice, la candidate retenue gérera le fonctionnement efficace du bureau de l’ambassadrice, y compris la gestion de son agenda, son accueil, ses voyages et la rédaction de la correspondance, selon les besoins. En tant que directeur de résidence, le candidat retenu dirigera l’équipe de la résidence, qui comprend un chef, un intendant et une femme de ménage, et jouera un rôle clé dans la réussite des événements de l’ambassade et de la résidence.

• Planifiez rapidement et précisément les réunions et les déplacements de l’ambassadeur, en jonglant avec les demandes des interlocuteurs sénégalais, de l’ambassade et des collègues londoniens.
• assurer une utilisation efficace et efficiente du temps et des relations de l’ambassadeur, en travaillant en étroite collaboration avec toutes les équipes de l’ambassade sur la priorisation.
• coordonner les séances d’information et les discours, selon les besoins, pour les réunions des ambassadeurs.
• Conseiller le personnel sur ses façons de travailler.
• Conseiller sur les questions de protocole avec le gouvernement hôte.
• Entretenir et développer un réseau de contacts au sein du gouvernement, du corps diplomatique, du secteur privé et de la société civile au Sénégal et en Guinée Bissau.
• Assurer le fonctionnement efficace du bureau de l’ambassadeur, y compris la gestion des appels téléphoniques, des messages et du courrier adressés à l’ambassadeur, en déléguant au responsable concerné si nécessaire et en recherchant de manière proactive des opportunités pour améliorer la gestion du bureau.
• Avoir de solides compétences en rédaction de notes verbales et être capable de rédiger de la correspondance en anglais et en français.
• Superviser et planifier les voyages et programmes officiels, y compris pour les ministres en visite.
• Effectuer des tâches liées à la valise diplomatique.
• Tenir un registre de cadeaux pour l’ambassade.

Rôle de gestionnaire de résidence (30%)

• Être un membre actif de l’équipe de haute direction.
• Motiver, soutenir, coacher et développer l’équipe de résidence, en fournissant des conseils sur les priorités de l’ambassade, en représentant leurs points de vue lors de la réunion de l’équipe de haute direction et en leur donnant des commentaires et des évaluations annuelles pour améliorer leurs performances, en étroite collaboration avec l’ambassadeur.
• Collaborer avec le responsable des événements pour organiser des événements réussis à l’ambassade/à la résidence afin de promouvoir les objectifs du Royaume-Uni.
• Assurer la liaison avec l’équipe des services corporatifs pour les exigences logistiques et les travaux d’entretien à la résidence, en effectuant un suivi efficace.
• Veiller à ce que la Résidence soit un véritable atout de représentation pour HMG, atteignant les objectifs du poste tout en respectant les principes d’optimisation des ressources.

• 3 Personnel de la résidence
• Supervision de l’équipe événementielle ad hoc « surge » lors des événements de l’ambassade

• Excellentes compétences organisationnelles, avec une grande attention aux détails et une capacité à livrer et à établir des priorités dans un environnement de travail en évolution rapide, nécessitant un minimum de supervision et respectant les délais.
• Solides compétences interpersonnelles et esprit d’équipe et capacité à bien travailler et professionnellement avec tout le monde dans les ministères gouvernementaux, le corps diplomatique et d’autres parties prenantes, et bonnes compétences client.
• Discrétion, résilience et flexibilité, et capacité à traiter des sujets sensibles,
• Compétences orales et écrites courantes en anglais et en français écrits et parlés, avec capacité de traduire, rédiger et relire dans les deux langues.
• Excellentes compétences en communication, en influence et en informatique.