Arrière-plan
Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et/ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et/ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs dévoilés.
Clause de non-responsabilité
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Informations importantes pour les candidats
Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.
Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD
Remarque : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulants à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.
Diversité de la main-d’œuvre
Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourager tous les candidats qualifiés, modifiant de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine. ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.
- Détails du poste
Poste : Assistant(e) Administratif(ve) et Financier au programme
Niveau scolaire : SB3
Bureau/agence : Office des Nations Unies contre la Drogue et le Crime (ONUDC)
Lieu d’affectation : Brazzaville, République du Congo
Parcours professionnel : Management
Filière de carrière : (inclure un domaine thématique pour la filière de carrière Politique/Programme ; et un groupe fonctionnel pour la filière de carrière Opérations d’entreprise)
Modalité du contrat : Contrat de service (CS)
Durée du contrat : 6 mois
- Historique et contexte organisationnel
Ce poste est à pourvoir au Bureau projet de l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC) à Brazzaville (Congo). Ce poste est réservé au personnel recruté localement.
Sous l’autorité et la supervision directe respectivement du Coordonnateur régional pour l’Afrique centrale du Programme mondial de lutte contre la criminalité liée aux espèces sauvages et aux forêts de l’ONUDC, l’Assistant(e) Administratif(ve) sera chargé( e) de fournir les services généraux administratifs à la mise en œuvre des activités des Programmes à Brazzaville. L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) assure un travail de qualité et de précision, conformément aux règles et aux procédures de l’ONU. Ils contribuent à un environnement de travail dans un esprit de collaboration et de satisfaction des clients.
III. Objectif du poste
Assister efficacement le Programme Mondial sur les Crimes qui portent atteinte à l’Environnement, en fournissant un soutien administratif et financier de haute qualité, afin de garantir la mise en œuvre efficace des activités du programme. Cela implique la gestion des aspects administratifs et financiers du bureau projet de l’ONUDC à Brazzaville, Congo, dans le cadre des efforts globaux de lutte contre la criminalité environnementale.
- Principales fonctions et responsabilités
Dans cette section, énumérez jusqu’à cinq fonctions/responsabilités principales du poste (généralement une phrase chacune) et des exemples de tâches qui doivent être exécutées pour accomplir avec succès les responsabilités clés.
- L’Assistant(e) Administratif(ve) appuiera la mise en œuvre des activités des programmes ;
- Il/elle appuiera notamment les procédures d’appels d’offres à l’échelle régionale, la documentation systématique et organisée des actions réalisées, le suivi du paiement des prestataires, la rédaction et l’envoi de courriers. Il/elle contribuera à la facilitation de l’exécution programmatique en suivant les procédures en vigueur et en utilisant les mécanismes et outils du Secrétariat des Nations Unies ;
- L’Assistant(e) Administratif(ve) travaillera en étroite collaboration avec le personnel administratif et financier du Bureau Régional de l’ONUDC à Dakar, du siège à Vienne, ainsi qu’avec le personnel des Opérations du PNUD à Brazzaville, dans un esprit d’efficacité, d’effectivité et de cohérence.
Tâches et responsabilités :
Résumé des fonctions essentielles :
- Soutien administratif, financier et logistique au Programme mondial de lutte contre la criminalité liée aux espèces sauvages et aux forêts / bureau projet de l’ONUDC à Brazzaville ;
- Appui à l’organisation de réunions, formations et autres activités des Programmes ;
- Appui au bon fonctionnement du bureau et à la gestion des actifs ;
- Appui au renforcement et au partage des connaissances.
Plus particulièrement, l’Assistant(e) Administratif(ve) sera chargé(e) de :
- Réceptionner, enregistrer et archiver le courrier de l’ONUDC et de ses partenaires ;
- Organisateur des missions incluant les réservations de vols, d’hébergement, la préparation des demandes de voyages, de bons de commandes dans l’application UMOJA, et toute action nécessaire à la bonne organisation d’événements,
- Faire le suivi des transactions financières dans UMOJA et en assurer le suivi avec l’Unité administrative et financière de l’organisation ;
- Collecteur des factures pro forma nécessaires à l’organisation d’évènements des Programmes dans la région d’Afrique centrale ;
- Appuyer le Coordinateur Régional du Programme et des membres du personnel de l’ONUDC pour toute aide administrative conformément aux exigences des Nations Unies et de gouvernements nationaux dans la région d’Afrique Centrale ;
- Fournir un appui administratif et logistique à l’organisation de conférences, d’ateliers ou de réunions ;
- Préparateur des correspondances, lettres et notes verbales ;
- Extraire, saisir, copier et classer les données provenant de sources diverses ;
- Fournir un appui à la gestion des stocks des fournitures du bureau du Coordinateur Régional, de même à ceux prévus aux formations, et des stocks et inventaires du matériel ;
- Faire le suivi des règlements fournisseurs avec le Bureau Régional ;
- Organisateur de la conservation des dossiers et documents liés à la mise en œuvre des projets ;
- Contribuer aux réseaux et aux communautés d’expertise ;
- Exécuter toute autre tâche pertinente pour la mise en œuvre du projet.
Compétences
Les candidats devront manifester leur engagement envers les missions de l’ONUDC, faire preuve de sensibilité et d’adaptabilité aux différences de culture, de sexe, de religion, de race, de nationalité et d’âge. Leur profil devra refléter les compétences suivantes :
- Connaissances de gestion de bureau et d’appui administratif, y compris les politiques, processus et procédures administratives ; Fierté du travail et des réalisations du projet ; démontrer les compétences professionnelles et la maîtrise de la matière ;
- Conscience et efficacité dans le respect des engagements, respect des délais pour l’obtention de résultats, motivation par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles, démontrer sa persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes.
Planification et Organisation
- Capable d’établir des priorités et de planifier ;
- Coordonner et suivre les plans de travail ;
- Prioriser les besoins selon les exigences et la capacité à travailler avec des délais courts.
Communication
- Capable de rédiger de manière claire et concise ;
- Communiquer de façon efficace, y compris en ce qui concerne la rédaction de rapports.
Travail d’équipe
- Compétences interpersonnelles prouvées ;
- Aptitudes à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec des personnes dans un environnement multiculturel et multiethnique, avec un respect pour la diversité ;
- Habilité à rester calme en toutes circonstances.
Orientation client
- Entretenir des relations efficaces avec les clients/partenaires ;
- Fournir des rapports aux partenaires internes et externes en temps opportun et approprié ;
- Organisateur et hiérarchiser l’horaire de travail pour répondre aux besoins et aux délais des partenaires ;
- Répondez rapidement aux besoins et demandes des partenaires.
Gestion et apprentissage des connaissances
- S’emploie activement à poursuivre son apprentissage personnel dans un ou plusieurs domaines (notamment la maîtrise du logiciel UMOJA) ;
- S’investir dans l’apprentissage et appliquer les connaissances nouvellement acquises.
Développement et efficacité opérationnelle
- Aptitude à accomplir une variété de tâches répétitives et courantes, des travaux liés à l’organisation de réunions, la gestion du bureau ainsi que des activités administratives générales ;
- Aptitude à réviser des données, et à identifier et rectifier les écarts ;
- Aptitude à gérer un volume important de travail dans un temps limité ;
- Bonnes connaissances des règles administratives ;
- Fortes compétences en Tl.
Aptitude à l’encadrement et à l’autogestion
- Se concentre sur des résultats pour le client et répond de manière positive aux informations reçues sur son travail,
- Abordez le travail régulièrement avec enthousiasme, et avec une attitude positive et constructive ;
- Reste calme, maîtrise de la situation et garde sa bonne humeur même sous pression.
- Exigences :
Éducation
Enseignement secondaire (Baccalauréat). Un Bachelor, une Licence en Administration, Comptabilité, Finances, Gestion ou dans d’autres domaines pertinents.
Expérience, connaissances et compétences
- Pour les candidats titulaires du Baccalauréat, avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle de préférence dans un environnement international et dans les domaines de l’administration en général, de l’appui administratif et logistique aux projets, de la comptabilité et/ou de l’administration financière ;
- Les candidats titulaires Un Bachelor, une Licence en Administration, Comptabilité, Finances, Gestion ou dans d’autres domaines pertinents devront avoir une expérience minimum de trois (3) années pertinente dans la gestion administrative ou en technologie ou en sécurité informatique ou en service de soutien aux programmes ou dans le domaine des finances ou logistique et au moins deux (02) ans pour les candidats titulaires d’un Bachelor ou Licence.
- Maîtrise de l’outil informatique et une bonne expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) sont nécessaires ;
- Une expérience professionnelle antérieure dans le système des Nations Unies est considérée comme un atout fort.
- Une compétence en utilisation de systèmes de gestion fondée sur le web et une connaissance du système UMOJA ou de tout autre système SAP serait un atout.
Langues
Les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies sont l’anglais et le français.
- Pour ce poste, une parfaite maîtrise du français est exigée. C’est-à-dire que la maîtrise orale et écrite est requise.
- Une bonne compréhension de l’anglais est un atout important.
Démonstration attendue des compétences
| Cœur | |
| Obtenir des résultats : | NIVEAU 2 : Élargit les solutions et simplifie les processus, équilibre la rapidité et la précision dans l’exécution du travail |
| Pensez de manière innovante : | NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/être ouvert à de nouvelles approches, démontrer une pensée systémique/intégrée |
| Apprendre en continu | NIVEAU 2 : Sortez de votre zone de confort, apprenez des autres et soutenez leur apprentissage |
| S’adapter avec agilité | NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement |
| Agir avec détermination | NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de faire face à plusieurs sources de pression simultanément |
| Engagez-vous et collaborez | NIVEAU 2 : Est facilitateur/intégrateur, rassembleur, bâtisseur/mainteneur de coalitions/partenariats |
| Favoriser la diversité et l’inclusion | NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour combler les différences, prendre en compte les différences dans la prise de décision |
Compétences transversales et techniques (insérer jusqu’à 7 compétences)
| Domaine thématique | Nom | Définition |
| Éthique | Conseils et orientations en matière d’éthique | Capacité à analyser rapidement des faits complexes et à fournir des conseils et des orientations éthiques complets, sensibles et confidentiels |
| Légal | Connaissance du cadre juridique applicable | Compréhension des normes juridiques appliquées aux Nations Unies en général et au PNUD en particulier. Cela comprend une compréhension de la structure, du fonctionnement et des opérations de l’ONUDC au sein du système plus large des Nations Unies et de l’application des traités internationaux, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, l’accord de base d’assistance aux pays pertinent et les instruments juridiques à l’échelle du système des Nations Unies, ainsi qu’une compréhension du cadre juridique interne (règlements et règles financiers, politiques et procédures) de l’ONUDC. |
| Administration et opérations | Gestion d’actifs | Module de gestion des actifs dans UMOJA, tableau de bord des actifs ; développer des outils de support pour la certification des actifs et d’autres améliorations pour le module AM ; concevoir et exécuter des programmes de formation, etc. sur la gestion des actifs et l’enregistrement des actifs ; exécuter l’interface AP-AM ; effectuer le rapprochement AP-AM-GL ; effectuer un examen analytique des rapports AM et des informations sur les actifs pour garantir l’exhaustivité et l’exactitude des informations sur les actifs |
| Finance | Comptabilité (général) | Connaissance des concepts, principes, cadres, normes, réglementations, politiques et tendances comptables, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques |
|
Audit et enquête – Généralités |
Concepts clés de la comptabilité financière et de gestion et de la finance | Concepts et principes clés de la comptabilité financière, interprétation de l’analyse financière, comptabilité de gestion, etc. |
| Digital & Innovation | L’analyse des données | Capacité à extraire, analyser et visualiser des données (y compris des données en temps réel) pour obtenir des informations significatives et contribuer à une prise de décision efficace |
| Administration et opérations | Gestion des documents et des archives | Gestion globale des documents (papier ou électronique) ; politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l’archivage |
- Mots-clés
- Professionnalisme ;
- Éthique ;
- Planification et organisation ;
- Communication ;
- Esprit d’équipe.
Avertissement d’arnaque
Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.
